Je koppelt Exact Online aan Power BI via een van drie routes: de connector die Exact meelevert in de Premium-edities, een connector uit de Exact App Store, of een eigen koppeling op de REST API. Welke past, hangt af van je abonnement en van het aantal administraties.
De aanleiding is bijna altijd dezelfde. Elke maand een export uit Exact, een draaitabel die net anders is dan vorige maand, en een overleg dat eerst uitzoekt welk tabblad de juiste versie is. Herkenbaar? Een koppeling haalt dat handwerk weg. Of het overleg daarna over de goede dingen gaat, hangt af van wat je eromheen regelt.
Route 1: de Premium-connector van Exact
Zit je op een Premium-editie, dan is dit de kortste weg. Exact levert de Power BI-connector daar mee, met een aantal standaarddashboards. Een Power BI-licentie zit er niet bij; wat die kost, lees je bij Power BI licenties.
- Installeer ODBC Driver 18 for SQL Server op de computer met Power BI Desktop.
- Zet je IP-adres op de toegangslijst, in Exact via Modelgegevens openen, bij Microsoft Office 365.
- Maak verbinding via Gegevens ophalen, Database, Exact Online Premium.
- Richt een gateway in op een computer die altijd aanstaat, met hetzelfde stuurprogramma, zodat het rapport zichzelf ververst.
Volgens de documentatie van Microsoft is de connector eigendom van Exact en werkt hij met import en DirectQuery.
Route 2: een connector uit de App Store
Zonder Premium loop je via de REST API. De eenvoudigste manier is een connector uit de Exact App Store: die leest de API voor je uit en levert kant-en-klare tabellen, vaak met een datamodel en voorbeeldrapporten. Genoeg voor standaardrapportages.
Route 3: een eigen koppeling op de API
Meer werk, maar nodig zodra je historie wilt meenemen, eigen berekeningen toevoegt of Exact combineert met je CRM of urenregistratie. Houd rekening met de grenzen die Exact aan API-verkeer stelt: tien administraties met volledige historie ophalen is iets anders dan de boekingen van gisteren. In Premium koop je extra verkeer bij als Volume Pack.
Wat een koppeling niet oplost
Een koppeling brengt je cijfers naar Power BI. Wat die cijfers betekenen, regelt hij niet. Het meeste werk zit daarom na de verbinding: rekeningschema’s van administraties gelijktrekken, dubbele klanten opsporen en vastleggen wat omzet precies is. Koppel je een rommelig rekeningschema, dan krijg je dat terug, alleen nu elke ochtend automatisch.
Welke cijfers daarna op het scherm horen, staat in ons artikel over een financieel dashboard. Werk je met AFAS, lees dan AFAS koppelen aan Power BI.
Wanneer je beter nog niet koppelt
- Eén administratie en een handvol vaste vragen. Dan volstaan de rapportages in Exact zelf.
- Een overstap naar een ander pakket. Dan bouw je alles twee keer.
- Niemand wordt eigenaar. Zonder beheerder van gateway, toegang en definities werkt het tot de eerste wijziging.
Haal jij elke maand nog een export uit Exact, of staan de cijfers er ‘s ochtends al? Neem contact op, dan kijken we welke route bij jullie administratie past.
Veelgestelde vragen
Heeft Exact Online een eigen Power BI-connector?
Ja, in de Premium-edities. Exact levert daar een connector met een aantal standaarddashboards bij. Een Power BI-licentie zit er niet in.
Kan ik Exact Online koppelen zonder Premium?
Ja, via een connector uit de Exact App Store of met een eigen koppeling op de REST API.
Hoe vaak ververst Power BI de gegevens uit Exact Online?
Zo vaak als je instelt, meestal één keer per dag. Met de Premium-connector heb je daarvoor een gateway nodig op een computer die altijd aanstaat.
Kan ik meerdere administraties in één dashboard zien?
Ja, als je vooraf vastlegt welk rekeningschema leidend is. Anders tellen de administraties niet netjes op.
