Je koppelt AFAS aan Power BI via de BI OData-connector in Profit: zet de BI-functionaliteit aan, autoriseer het BI-model, deblokkeer de OData-appconnector, maak een gebruikerstoken aan en verbind daarmee vanuit Power BI Desktop. De Profit-gegevens worden daarna maximaal twee keer per dag opgehaald.
Die vijf stappen zijn een middag werk voor iemand met beheerrechten. Daarna heb je een werkende verbinding, en dat is precies het punt waarop de meeste trajecten denken dat ze klaar zijn.
Wat er dan nog niet is opgelost, klinkt ongeveer zo. Iemand meldt in het overleg dat het verzuimpercentage niet kan kloppen. Een ander zegt dat hij er die ochtend alweer twee uur aan kwijt was om het uit Profit te trekken. En de uitkomst is dat jullie er volgende maand nog eens naar kijken. Drie opmerkingen, één patroon: het cijfer bestaat wel, alleen niemand vertrouwt het genoeg om er een besluit aan te hangen.
Een koppeling verandert daar in eerste instantie niets aan. Die verplaatst alleen waar het cijfer staat, van een export op iemands bureaublad naar een model in Power BI. Hieronder staat daarom eerst hoe je de verbinding technisch maakt, en daarna wat je erna nog moet regelen voordat je erop kunt sturen.
Hoe koppel je AFAS aan Power BI?
De route die AFAS zelf voorschrijft loopt via de BI OData-connector in Profit. Vijf stappen, in deze volgorde:
- Zet de BI-functionaliteit aan. In Profit via Algemeen, Omgeving, Beheer, Eigenschappen, op het tabblad Activering.
- Autoriseer het BI-model. De functie Algemeen, Uitvoer, Beheer, BI-model moet openstaan voor de gebruiker die de koppeling gaat leggen.
- Deblokkeer de OData-appconnector. Onder Algemeen, Beheer, App connector open je de BI OData-connector en haal je het vinkje Geblokkeerd weg.
- Maak een gebruikerstoken aan. Op het tabblad Gebruikertokens van diezelfde connector, gekoppeld aan een gebruiker en met een beschrijving die over een jaar nog te plaatsen is.
- Verbind vanuit Power BI Desktop. Met de OData-feed en dat token haal je de ingerichte BI-modellen binnen.
AFAS documenteert alle inrichtingsstappen veldnaam voor veldnaam in zijn eigen Help Center, en dat is ook de plek om ze te controleren, want menupaden veranderen bij een release. Aan de Power BI-kant is er niets bijzonders aan de hand: Microsoft beschrijft de OData-feedconnector als een gewone gegevensbron, en zo gedraagt hij zich ook.
Bewaar dat token als een wachtwoord, want dat is het. Een token in een e-mail of in de omschrijving van een gedeeld rapport is een sleutel tot je hele personeels- en financiële administratie.
BI OData-connector of GetConnector?
Beide routes werken, en de vraag is niet welke technisch beter is. De vraag is welke bij jouw uitvraag hoort.
De BI OData-connector is geen gewone GetConnector. Hij levert alles uit de BI-modellen die in jouw omgeving zijn ingericht, is per klant opgebouwd en door AFAS bedoeld voor BI-systemen. Dat maakt hem het logische startpunt: je hoeft niet per tabel te bedenken welke velden je nodig hebt.
Een GetConnector richt je zelf in per gegevensverzameling. Meer werk, en precies daarom soms de betere keuze:
- Je hebt een veld nodig dat niet in het BI-model zit. Denk aan een vrij veld dat in jouw omgeving een eigen betekenis heeft gekregen.
- Je wilt bewust klein beginnen. Eén gegevensverzameling ophalen is overzichtelijker dan een compleet model, zeker als je nog aan het uitzoeken bent wat je nodig hebt.
- Er zit logica in de uitvraag zelf. Filters die je liever in AFAS legt dan in Power BI, omdat de rest van de organisatie ze daar ook zo kent.
In de praktijk kiezen de meeste organisaties OData voor de basis en zetten ze er één of twee GetConnectors naast voor het maatwerk. Begin bij het model dat AFAS al voor je heeft ingericht, en bouw alleen zelf wat je daar echt niet in vindt.
Wat je vooraf geregeld moet hebben
Drie dingen, en ze kosten alle drie meer tijd om achteraf te repareren dan om vooraf te regelen.
Beheerrechten in Profit zijn de eerste. Zonder de rechten op Beheer en App connector kom je niet verder dan stap twee, en in veel organisaties zitten die rechten bij één persoon die net op vakantie is.
De tweede is de licentie aan de Power BI-kant. Bouwen in Power BI Desktop is gratis, delen niet: zodra een collega het rapport moet kunnen openen, heeft die een eigen licentie nodig. Wat dat per gebruiker kost en waar het omslagpunt zit, staat in ons artikel over Power BI licenties en kosten.
De derde is de vraag wie wat mag zien. Het BI-model volgt de rechtenstructuur die al in AFAS staat, filterautorisatie inbegrepen, dus wie in Profit geen zicht heeft op een administratie ziet die ook in het model niet. Publiceer je daarna naar een eigen werkruimte, dan bepaal je daar opnieuw wie erbij mag, en dan is rijniveaubeveiliging het instrument. Regel dat voordat het eerste salarisrapport online staat, niet erna.
Hoe actueel zijn de cijfers werkelijk?
Maximaal twee keer per dag. De Profit-gegevens worden via een geplande taak klaargezet, en Power BI kan niets ophalen wat AFAS nog niet heeft neergezet. Een verversing die elk uur draait levert dus alleen maar elk uur hetzelfde cijfer op.
Dat is voor bijna elke stuurvraag genoeg. Verzuim, marge, omzet per klant en bezetting bekijk je per week of per maand, en dan is een cijfer van vanmorgen even bruikbaar als een cijfer van tien minuten geleden. Wil je wél live meekijken met een operationeel proces, bijvoorbeeld de bezetting van vandaag, dan is een AFAS-koppeling daar niet het gereedschap voor. Dat is geen tekortkoming van de connector, dat is een keuze in het ontwerp van AFAS.
Handig bij het inrichten: met de actie Beperkte set regels klaarzetten haal je maximaal duizend regels per tabel op. Daarmee toets je of een BI-model de velden bevat die je verwacht, zonder eerst een volledige vulling af te wachten.
Wat een koppeling niet oplost
Een werkende verbinding is leidingwerk, geen fundament. Je kunt een technisch onberispelijke koppeling hebben en alsnog twee rapporten naast elkaar zien liggen die een ander getal noemen, want de koppeling transporteert gegevens en spreekt geen definities af.
Dat zit vast aan hoe AFAS is opgebouwd, en dat is geen kritiek. Een administratiesysteem is ontworpen om vast te leggen wat er gebeurd is, met de precisie die een salarisstrook of een grootboek nodig heeft. Een rapportagemodel is iets anders: dat moet vergelijkbaar maken, aggregeren en over jaren heen kloppen. Drie dingen die je daarom alsnog zelf doet:
- Definities vastleggen. Wanneer telt een medewerker mee in de bezetting: bij contractdatum of bij eerste werkdag? Zonder antwoord is elk verzuimpercentage een interpretatie.
- De vrije velden inventariseren. Vrije velden hebben in jouw omgeving een betekenis die nergens anders zo is. Wat er in staat weet alleen degene die het heeft ingericht, en die kennis hoort in het model terecht te komen.
- Één model bouwen in plaats van vier rapporten. Vier rapporten die ieder hun eigen berekening meenemen groeien onvermijdelijk uit elkaar.
Dat is de reden dat we een AFAS-koppeling zelden als los klusje aannemen. De verbinding is de goedkoopste stap van het traject. De afspraken eromheen bepalen of je er over een jaar nog op stuurt, en dat is dezelfde volgorde als bij datagedreven werken in het algemeen: eerst de definitie, dan het scherm.
Sinds Qlik weg is, ben jij de beheerder
Per 1 december 2025 is de Qlik-oplossing van AFAS gestopt, en AFAS voert Power BI sindsdien als enige BI-oplossing. Voor de meeste organisaties is dat een verbetering: je zit niet meer vast aan wat er in het standaardpakket paste.
Er is wel iets stil verschoven. De Qlik-dashboards waren van AFAS, inclusief het onderhoud. Wat je nu krijgt is een connector en een set templates, en het bouwen, publiceren, beveiligen en onderhouden ligt bij jou. Dat is precies de vrijheid die je wilde, met de verantwoordelijkheid die er onlosmakelijk aan vastzit.
Drie dingen leg je daarom nu bij naam vast: wie de tokens beheert, wie eigenaar is van de werkruimte waarin de rapporten staan, en wie beslist of een definitie mag veranderen. Een BI-omgeving zonder eigenaar werkt vlekkeloos tot de dag dat iemand met vakantie gaat.
De standaardtemplates zijn daarbij een prima vertrekpunt. Behandel ze ook zo: ze laten zien wat er in het model zit, niet welke cijfers voor jullie de belangrijkste zijn. Wat het kost om daar een eigen versie op te bouwen en hoe lang dat duurt, staat in ons artikel over een Power BI dashboard laten maken.
Wanneer je nog even moet wachten met koppelen
Er zijn drie situaties waarin wij afraden om nu te koppelen.
- Er is geen vraag die erop wacht. Een koppeling omdat het kan levert een model op dat niemand opent. Begin bij één cijfer waar een besluit aan hangt.
- De vastlegging in AFAS is niet consistent. Worden uren onregelmatig geboekt of dossiers half ingevuld, dan maakt een dashboard dat alleen sneller zichtbaar. Eerst het invoerproces, dan de rapportage.
- Er is straks niemand die het beheert. Zonder eigenaar voor de tokens, het model en de definities is de oplevering het beginpunt van verval.
In alle drie de gevallen is het antwoord niet nooit, maar eerst iets anders. Onze aanpak begint daarom met die vraag, en niet met het aanzetten van een connector.
Levert die koppeling straks één cijfer waar iedereen op vertrouwt, of vier rapporten die elkaar tegenspreken? Wil je weten hoe jouw AFAS-omgeving eruit moet zien om het eerste te krijgen? Neem contact op, dan kijken we samen naar je BI-model.
Veelgestelde vragen
Heb je een Power BI-licentie nodig voor AFAS-data?
Bouwen kan gratis in Power BI Desktop, delen niet. Zodra een collega het rapport moet kunnen openen, heeft die een Power BI Pro-licentie nodig. Zit je organisatie op Microsoft 365 E5, dan zit Pro er al in en hoef je de licentie alleen toe te wijzen.
Wat is het verschil tussen de BI OData-connector en een GetConnector?
De BI OData-connector levert alles uit de ingerichte BI-modellen en is door AFAS gemaakt voor BI-tools zoals Power BI. Een GetConnector richt je zelf in per gegevensverzameling, waardoor je precies bepaalt welke velden eruit komen. OData is het startpunt, een GetConnector gebruik je voor wat daar niet in zit.
Hoe vaak worden de cijfers uit AFAS bijgewerkt?
De Profit-gegevens worden maximaal twee keer per dag opgehaald via een geplande taak. Een Power BI-verversing die vaker draait levert dus niets extra op. Voor sturen op week- of maandcijfers is twee keer per dag ruim voldoende, voor een live operationeel scherm niet.
Wat is er met de Qlik-dashboards van AFAS gebeurd?
Per 1 december 2025 is de Qlik-oplossing van AFAS gestopt. AFAS levert sindsdien Power BI als enige BI-oplossing, met een BI OData-connector en een set standaardtemplates. Het verschil zit niet alleen in de tool: het bouwen, publiceren en beheren ligt nu bij je eigen organisatie.
Hoe regel je wie welke AFAS-data in Power BI mag zien?
De autorisatie volgt de rechtenstructuur die al in AFAS staat, inclusief filterautorisatie. Wie in Profit geen inzicht heeft in een administratie of afdeling, ziet die gegevens ook niet in het BI-model. Publiceer je daarna zelf naar een Power BI-werkruimte, dan bepaal je daar apart wie erbij mag.
Kun je AFAS-data combineren met andere bronnen in Power BI?
Ja, dat is precies waarom organisaties de koppeling maken. Je zet AFAS naast bijvoorbeeld je CRM, urenregistratie of webshop in hetzelfde datamodel. Dat vraagt wel dat de begrippen aan elkaar geknoopt worden: dezelfde klant moet in beide bronnen als dezelfde klant te herkennen zijn.
Is technische kennis nodig om AFAS aan Power BI te koppelen?
Voor de verbinding zelf heb je beheerrechten in Profit nodig en iemand die het stappenplan kan volgen. Dat is een middag werk. Het datamodel eromheen bouwen en de definities vastleggen vraagt wel iemand die weet wat een sterschema is en waarom je dat wilt.
