Power BI kost € 12,10 per gebruiker per maand voor een Pro-licentie en € 20,80 voor Premium per gebruiker, beide exclusief btw en op basis van een jaarcontract. Bouwen in Power BI Desktop is gratis, je betaalt pas op het moment dat je iets wilt delen.
Dat is de prijslijst. Wat je uiteindelijk aan Power BI-licenties kwijt bent, staat er niet in, want dat hangt af van een verdeling die vrijwel niemand vooraf maakt: hoeveel mensen gaan er straks zelf rapporten bouwen, en hoeveel willen er alleen kijken. Zonder die telling bestel je voor iedereen de zwaarste variant die één iemand ooit nodig had, en een licentie te veel geeft nergens een foutmelding.
Er ontbreekt nog iets in die prijslijst. Een licentie koopt toegang, geen betere beslissing. Je komt genoeg organisaties tegen waar elke medewerker kan inloggen, elke afdeling zijn eigen rapport heeft, en waar in de maandvergadering nog steeds iemand zegt dat het gevoelsmatig wel goed zit. Wat je betaalt is dus één vraag, wat je ervoor terugkrijgt een andere. Hieronder komen ze allebei langs: eerst de licentievormen en de tarieven, dan de rekensom die bepaalt welke combinatie voor jouw organisatie het goedkoopst is, en tot slot wat er buiten de licentiefactuur om nog bij komt.
Welke Power BI-licenties bestaan er?
Vier vormen, en ze bouwen op elkaar voort:
- Gratis. Power BI Desktop download je zonder te betalen en je maakt er volwaardige rapporten in. Delen kan niet: wat je bouwt blijft op je eigen laptop of in je persoonlijke werkruimte staan.
- Power BI Pro. De licentie waarmee je publiceert, deelt en samenwerkt in een gedeelde werkruimte. Voor het overgrote deel van het MKB is dit de hele licentievraag.
- Premium per gebruiker (PPU). Alles uit Pro, plus de zwaardere techniek: datamodellen groter dan 1 GB, 48 verversingen per dag in plaats van 8, en toegang via het XMLA-endpoint voor wie het model van buitenaf wil uitlezen.
- Fabric-capaciteit. Hier koop je geen gebruikers maar rekenkracht, per maand, voor de hele organisatie. Dit is wat vroeger Power BI Premium per capaciteit heette. Microsoft verkoopt die P-varianten niet meer aan nieuwe klanten en wijst iedereen door naar de F-capaciteiten van Microsoft Fabric.
Wat in vergelijkingen bijna altijd misgaat: PPU en capaciteit zijn geen twee maten van hetzelfde. PPU is een functiepakket dat aan een persoon hangt, capaciteit is rekenkracht waar je werkruimtes op zet. Een organisatie met alleen PPU-licenties heeft dus geen Fabric-omgeving, hoeveel licenties je er ook naast elkaar zet. Microsoft zet de regels per licentievorm op een rij in zijn eigen documentatie, en dat is ook de plek om ze te controleren voordat je tekent.
Wat kost Power BI per gebruiker?
Pro staat op € 12,10 per gebruiker per maand, PPU op € 20,80, allebei exclusief btw en bij jaarlijkse betaling. Microsoft verhoogde beide tarieven in april 2025, en dit zijn de bedragen die er sindsdien op de tariefpagina van Power BI staan.
Het verschil van € 8,70 koopt geen extra dashboards. Het koopt ruimte en snelheid: een groter datamodel en vaker verversen. Dat is nuttig als je met miljoenen rijen werkt of als je cijfers meerdere keren per dag moeten meebewegen met je operatie. Ververs je één keer per nacht en past je model ruim binnen een gigabyte, dan betaal je met PPU voor ruimte die leeg blijft.
Kijk eerst in je bestaande Microsoft-afspraak voordat je iets bijbestelt. Power BI Pro zit inbegrepen in Microsoft 365 E5 en Office 365 E5, en die licenties hoef je alleen nog toe te wijzen. Zit je organisatie op E3 of lager, dan koop je Pro er los bij. Dit is de goedkoopste besparing uit dit hele artikel, en je bent er een half uur in het beheerportaal mee kwijt.
Welke licentie hoort bij welke rol?
Het aantal licenties dat je nodig hebt, volgt niet uit het aantal medewerkers maar uit wat die medewerkers met de cijfers doen. Vier rollen dekken vrijwel elke organisatie:
- Wie bouwt. Iemand die rapporten maakt en publiceert naar een gedeelde werkruimte heeft minimaal Pro nodig. Bouwen in Desktop mag gratis, publiceren niet.
- Wie kijkt. Een teamleider die het dashboard opent en filtert heeft dezelfde Pro-licentie nodig als degene die het gebouwd heeft, zolang je onder F64 zit. Dit is de rol die de meeste organisaties onderschatten in hun begroting.
- Wie zware modellen bouwt. Werk je met datasets die niet meer in een gigabyte passen, of moeten de cijfers meerdere keren per dag ververst worden, dan krijgt alleen die persoon PPU. Niet de hele afdeling.
- Wie beheert. Beheerdersrechten op je Microsoft-tenant zijn een rol, geen licentie. Je koopt ze niet bij, je wijst ze toe, en je legt ze bij je eigen mensen neer.
Tel die rollen letterlijk, met namen erbij, voordat je bestelt. Dat is het verschil tussen een licentiepost die klopt en een die elk jaar stilletjes doorloopt voor mensen die het rapport nooit openen.
Rekenvoorbeeld: 25 medewerkers
Neem een organisatie van 25 mensen. Drie collega’s bouwen en onderhouden de rapporten, de andere 22 kijken mee: de directie, de teamleiders, een paar mensen op finance en sales.
De verleiding is om voor die 22 een goedkopere kijklicentie te zoeken. Die bestaat niet. In een gedeelde werkruimte heeft ook iemand die alleen kijkt een Pro-licentie nodig, tenzij de rapporten op een Fabric-capaciteit van F64 of groter staan. Niet elke gebruiker heeft dus een andere licentievorm nodig, wel een eigen licentie.
De som wordt daarmee 25 keer € 12,10, oftewel € 302,50 per maand en € 3.630 per jaar. Dat is de hele licentiepost voor een organisatie van deze omvang. Zet dat naast de uren die één handmatig samengestelde financiële maandrapportage kost en de discussie over licentiekosten is meestal binnen twee minuten klaar.
Groeit die organisatie naar 60 mensen, dan groeit de rekening netjes mee naar € 8.712 per jaar. Lineair, voorspelbaar, en nog steeds ruim onder elk alternatief. Pas veel verder in die lijn wordt de vraag interessant of je nog wel per gebruiker wilt betalen.
Wanneer wordt Fabric-capaciteit goedkoper?
F64 is de grens waarop het kantelt. Vanaf die capaciteit mogen collega’s met een gratis licentie meekijken in de rapporten, mits ze de kijkersrol op de werkruimte hebben. Alles onder F64 valt terug op de gewone regel: kijken kost een Pro-licentie.
In West-Europa kost een F64-capaciteit bij een jaarcontract € 5.364 per maand, en zonder dat jaarcontract reken je per uur af, wat de rekening ruim veertig procent hoger maakt. Deel die € 5.364 door de € 12,10 van een Pro-licentie en je hebt het omslagpunt: 443 kijkers. Daaronder is Pro voor iedereen goedkoper. En wie bouwt, heeft hoe dan ook een Pro-licentie nodig, capaciteit of geen capaciteit.
Voor de meeste Nederlandse MKB-organisaties is een capaciteit kopen om vijftig collega’s te laten meekijken dus ongeveer zo verstandig als een vrachtwagen aanschaffen omdat je twee keer per jaar een bank moet verhuizen.
Er is één situatie waarin de som wel klopt bij kleinere aantallen: als je die capaciteit ook echt voor de rest van Fabric gebruikt, met een lakehouse, pipelines en notebooks erop. Alleen koop je dan geen Power BI-licentie meer, maar een dataplatform. Dat is een ander besluit, met een andere onderbouwing.
De kosten die niet op je licentiefactuur staan
De licentie is zelden de grootste post. Wat er in de praktijk bij komt:
- Een gateway. Staan je bronsystemen op een eigen server in plaats van in de cloud, dan heb je een machine nodig die de verbinding openhoudt. Die machine draait, wordt bijgewerkt en valt soms om.
- Windows. Power BI Desktop draait alleen op Windows. Werkt je financiële team op een Mac, dan is er een virtuele machine of een tweede laptop nodig voordat er iets gebouwd wordt.
- Beheer op het model. Elke nieuwe kpi, elke gewijzigde definitie en elke bron die van veld verandert, kost werk aan het datamodel eronder. Bij een schoon model zijn dat uren, bij een model dat organisch is gegroeid zijn het dagen.
- Opleiding. De licentie leert niemand een rapport lezen. Reken op een dagdeel per gebruiker om te leren filteren en doorklikken, en op flink meer voor de collega’s die zelf gaan bouwen.
- Wijzigingen bij je leverancier. Laat je elke aanpassing apart factureren, dan is dat na een jaar vaak een veelvoud van je licentiekosten. Wat de bouw zelf kost en waar die bandbreedte vandaan komt, staat in ons artikel over een Power BI dashboard laten maken.
Van al die posten is het beheer op het model de enige die je echt kunt sturen zonder aan je licenties te komen. Een schoon datamodel maakt een nieuwe kpi een kwestie van uren, een model dat niemand meer overziet maakt er een project van.
In wiens omgeving staan je licenties?
Eén vraag komt zelden ter sprake tijdens een offertegesprek: op wiens naam staan straks de licenties, de werkruimtes en de bestanden. Het antwoord bepaalt wat je over twee jaar nog kunt.
Er zijn genoeg BI-partijen die een keurig dashboard opleveren en de omgeving ondertussen op hun eigen tenant laten staan. Dat werkt prima, tot het moment dat je wilt overstappen of het zelf wilt beheren. Dan blijkt dat je niet voor een dashboard hebt betaald, maar voor toegang tot een dashboard. Een leverancier die dat zo inricht, verkoopt je geen rapportage, die verkoopt je afhankelijkheid.
Drie dingen leg je daarom vast voordat de eerste licentie wordt aangeschaft: de licenties en werkruimtes staan in jouw eigen Microsoft-tenant, minstens twee van je eigen mensen hebben beheerdersrechten, en de bronbestanden van de rapporten staan in jouw beheer, niet alleen bij de bouwer. Dat vastleggen kost je op dat moment niets extra. Het niet vastgelegd hebben kost je later de verhuizing van je hele omgeving. Precies om die reden draagt onze aanpak in vier stappen het beheer bewust over aan je eigen team.
Betaal je straks voor een licentie, of voor toegang tot je eigen cijfers? Wil je weten welke licentiemix voor jouw organisatie het goedkoopst uitpakt? Neem contact op, dan rekenen we het door op je eigen aantallen.
Veelgestelde vragen
Is Power BI gratis?
Bouwen wel, delen niet. Power BI Desktop download je gratis en je maakt er volwaardige rapporten in, maar die blijven op je eigen laptop of in je persoonlijke werkruimte staan. Zodra iemand anders het rapport moet kunnen openen, heb je een betaalde licentie nodig.
Wat kost een Power BI Pro-licentie?
Power BI Pro kost € 12,10 per gebruiker per maand, exclusief btw en op basis van een jaarcontract. Dat is de licentie waarmee je publiceert, deelt en samenwerkt in een gedeelde werkruimte. Voor de meeste MKB-organisaties is dit de enige licentie die ze nodig hebben.
Wat is het verschil tussen Power BI Pro en Premium per gebruiker?
Premium per gebruiker kost € 20,80 per maand en bevat alles wat Pro bevat, plus zwaardere techniek: datamodellen groter dan 1 GB, 48 verversingen per dag in plaats van 8, en toegang via het XMLA-endpoint. Het verschil zit in ruimte en snelheid, niet in extra dashboards.
Heb ik een licentie nodig om alleen een dashboard te bekijken?
Ja, tenzij het rapport op een Fabric-capaciteit van F64 of groter staat. In een gewone gedeelde werkruimte heeft ook een collega die alleen kijkt een Pro- of PPU-licentie nodig. Een goedkopere kijklicentie daartussenin bestaat niet.
Zit Power BI Pro al in Microsoft 365?
In Microsoft 365 E5 en Office 365 E5 zit Power BI Pro inbegrepen, je hoeft die gebruikers alleen de licentie nog toe te wijzen. Zit je organisatie op E3 of lager, dan koop je Pro er los bij. Kijk dus eerst in je bestaande afspraak voordat je iets bijbestelt.
Vanaf hoeveel gebruikers is Fabric-capaciteit goedkoper dan Pro?
Rond de 443 kijkers. Een F64-capaciteit kost in West-Europa bij een jaarcontract € 5.364 per maand, en dat is de kleinste capaciteit waarop kijkers met een gratis licentie mogen meekijken. Deel dat bedrag door € 12,10 en je hebt het omslagpunt. Wie bouwt, heeft daarnaast alsnog een Pro-licentie nodig.
Hoe vaak ververst een Power BI-rapport met een Pro-licentie?
Tot 8 keer per dag automatisch. Met Premium per gebruiker of op een Fabric-capaciteit gaat dat naar 48 keer per dag. Voor sturen op dag- of weekcijfers is 8 keer bijna altijd ruim voldoende.
