Een HR dashboard is één scherm dat zichzelf bijwerkt met de personeelscijfers waarop je stuurt: verzuimpercentage en meldingsfrequentie, verloop, bezetting tegen formatie en loonkosten. Het verschil met een HR-rapportage zit niet in de cijfers, maar in het doel: een rapportage verantwoordt het afgelopen kwartaal, een dashboard wijst aan waar je deze maand moet ingrijpen.
De meeste HR-overzichten zijn gebouwd rond wat het HR-systeem toevallig kan exporteren. Headcount per afdeling. Verlofsaldo’s. Het verzuim van vorige maand. Alles klopt, en in het overleg verandert er niets.
Herkenbaar? Dat ligt zelden aan de data. Het ligt eraan dat bijna elk cijfer in dat rijtje terugkijkt, terwijl HR vooruit moet beslissen: waar je gaat werven, bij welk team je nu een gesprek voert en hoeveel formatie je volgend jaar begroot.
Dat verschil bepaalt de rest van dit artikel: welke kpi’s op een HR dashboard horen, hoe je ze zo definieert dat HR en finance hetzelfde getal zien, wat de AVG op zo’n scherm verbiedt en wanneer je HR-software al genoeg is.
Wat is een HR dashboard?
Een HR dashboard is een interactief overzicht dat zijn cijfers zelf ophaalt uit de systemen waar ze worden vastgelegd: het HR-systeem, de salarisadministratie en de urenregistratie. Je ziet in één oogopslag hoe verzuim, verloop en bezetting ervoor staan, en je klikt door naar een afdeling zodra een getal vragen oproept. Je komt het ook tegen als HRM dashboard of HR analytics dashboard. Die laatste naam valt vooral als er ook analyses in zitten, zoals welke teams een verhoogd risico op verloop hebben.
Een HR dashboard vervangt je HR-rapportages niet. De kwartaalrapportage aan de directie of de ondernemingsraad blijft nodig, met toelichting en context. Maar wie op die rapportage wacht om te ontdekken dat het verzuim in één team al drie maanden oploopt, is een kwartaal te laat.
Het verschil met een management dashboard zit in de diepte. Op het MT-scherm staan hooguit twee personeelscijfers, meestal verloop en verzuim. Het HR dashboard is de laag eronder, waar je per afdeling en per maand ziet waar die twee getallen vandaan komen.
Welke kpi’s horen op een HR dashboard?
Zes cijfers dekken de vragen die bijna elke organisatie over haar personeel stelt:
- Verzuimpercentage. Het deel van de beschikbare werkdagen dat verloren gaat aan ziekte. Over heel 2025 lag dat landelijk op 5,4 procent, maar volgens het CBS liep het in het eerste kwartaal van 2026 uiteen van 2,8 procent bij bedrijven met minder dan tien werknemers tot 6,8 procent bij bedrijven vanaf honderd.
- Meldingsfrequentie. Hoe vaak medewerkers zich ziek melden, los van hoe lang. Tien korte meldingen vragen om een ander gesprek dan één lange.
- Vrijwillig verloop. Wie zelf vertrekt, apart van wie gaat omdat een tijdelijk contract afloopt.
- Bezetting tegen formatie. Hoeveel fte er in dienst is, afgezet tegen wat er begroot is.
- Openstaande vacatures. Hoeveel functies er openstaan en hoe lang het vullen duurt, de zogeheten time-to-fill.
- Loonkosten per fte. Liefst naast de omzet, zodat je ziet of de personeelskosten harder groeien dan het bedrijf.
Wat opvalt: de helft van dat rijtje kijkt terug. Een verloopcijfer vertelt precies hoeveel mensen er vertrokken zijn, maar niet wie er volgend kwartaal gaat. Tegen de tijd dat het verloop op je dashboard oploopt, is de afscheidstaart meestal al aangesneden.
Zet daarom naast elk terugkijkend cijfer een cijfer dat vooruitwijst. Naast verloop: de contracten die binnen drie maanden aflopen en de medewerkers die al een jaar geen ontwikkelgesprek hebben gehad. Naast verzuim: wie zich binnen twaalf maanden voor de derde keer ziek meldt, want in veel verzuimbeleid is dat het moment voor een gesprek. Naast vacatures: de functies die langer dan acht weken openstaan. Met die cijfers kun je deze week nog iets doen.
Vergelijk verzuim bovendien met dezelfde periode vorig jaar, niet met vorige maand. In de winter wordt meer verzuimd dan in de zomer, dus een stijging van oktober naar januari is meestal seizoen en geen signaal.
Eerst de definitie, dan het percentage
Een verzuimpercentage lijkt één getal, maar er zitten minstens vier keuzes in. Tel je kalenderdagen of werkdagen? Personen of fte? Telt verzuim van langer dan een jaar mee, en zwangerschapsverlof? Het CBS hanteert een vaste definitie: langdurig verzuim telt mee, zwangerschaps- en bevallingsverlof niet, en bij deeltijders worden de verzuimde dagen vermenigvuldigd met de deeltijdfactor.
Wat die laatste keuze uitmaakt, zie je het best in een klein team. Tien medewerkers, van wie vier met een halve baan: samen acht fte. Eén van de deeltijders is in een maand van dertig dagen twintig dagen ziek. Tel je personen, dan is dat 20 van de 300 dagen: 6,7 procent. Reken je in fte zoals het CBS, dan is het 10 van de 240 dagen: 4,2 procent. Hetzelfde team, dezelfde ziekmelding, en tweeënhalf procentpunt verschil.
Bij verloop speelt hetzelfde. Deel je door de bezetting op 1 januari of door het gemiddelde over het jaar? En tellen uitzendkrachten mee?
Leg daarom per kpi vast wat er in de teller zit, wat in de noemer en wat uitdrukkelijk niet meetelt, voordat er één grafiek staat. Doe dat samen met finance, want de loonkosten per fte horen op het HR dashboard hetzelfde getal te zijn als in de begroting. Anders gaat het overleg over wiens getal klopt, in plaats van over wat jullie eraan gaan doen.
Voorbeeld: wie ziet wat op een HR dashboard?
Neem een organisatie van 120 medewerkers, verdeeld over vijf afdelingen. Niet iedereen die naar het HR dashboard kijkt, stelt dezelfde vraag, en dat bepaalt wat er op elke pagina staat.
- De directeur wil weten of de personeelskosten in de pas lopen met de omzet. Die ziet totalen en trends per afdeling, zonder namen.
- De HR-manager wil zien in welk team het verzuim structureel oploopt, voordat het een langdurig dossier wordt. Die ziet alle afdelingen, met de signaallijsten erbij.
- De leidinggevende wil weten wie er volgende week niet is en welke contracten in het eigen team aflopen. Die ziet alleen het eigen team, maar wel op naam.
Bovenaan staan vier tegels: verzuim over de laatste drie maanden tegen dezelfde periode vorig jaar, meldingsfrequentie, vrijwillig verloop over twaalf maanden en bezetting tegen formatie. Daaronder staat het verzuim per afdeling per maand, dertien maanden terug, zodat een oplopende lijn opvalt tussen de seizoensschommelingen. Onderaan staan de signaallijsten: aflopende contracten, derde ziekmeldingen en vacatures die te lang openstaan.
Die onderste laag is de enige met namen, en precies daar zit het lastigste deel van het ontwerp.
Wat de AVG niet toestaat op een HR dashboard
Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens, en de Autoriteit Persoonsgegevens is daar duidelijk over: als werkgever mag je niet vastleggen wat iemand mankeert of waardoor dat komt, ook niet als de medewerker het zelf vertelt of er toestemming voor geeft. Wat wel mag, is onder meer de verwachte duur van het verzuim en of het om een arbeidsongeval gaat.
Voor een dashboard betekent dat drie dingen:
- Geen veld met de reden van verzuim. Kijk bij een koppeling met je HR-systeem ook welke vrije velden en notities er meekomen, want juist daar staat nogal eens “rugklachten” in.
- Een percentage is niet vanzelf anoniem. In een team van vier met één langdurig zieke collega weet iedereen over wie het gaat. Kies een ondergrens, bijvoorbeeld vijf medewerkers, en toon daaronder geen teampercentage.
- Beperk wie de namen ziet. In Power BI doe je dat met rijniveaubeveiliging, zodat een leidinggevende alleen het eigen team ziet. Die beveiliging geldt alleen voor kijkers: wie in de werkruimte beheerder, lid of inzender is, ziet alles.
Heb je een ondernemingsraad, leg het dashboard dan vooraf voor. Voor regelingen rond ziekteverzuim heeft de OR instemmingsrecht, en een scherm waarop leidinggevenden het verzuim per medewerker volgen, raakt daar al snel aan.
HR-software, Power BI of nog niets?
De meeste HR-pakketten hebben een eigen rapportagemodule, en zolang je vragen binnen de personeelsdata blijven, is die genoeg. Verzuim per afdeling en aflopende contracten zitten er al in, binnen de rechten die je toch al hebt ingericht.
Power BI wordt pas interessant als je personeelscijfers wilt combineren met iets buiten het HR-systeem: loonkosten tegen omzet, bezetting tegen geplande projecturen, of verzuim naast de productiecijfers van dezelfde afdeling. Dat kan een HR-pakket niet, omdat de helft van de data er niet in staat. Werk je met AFAS, dan lees je in ons artikel over AFAS koppelen aan Power BI hoe die verbinding werkt en hoe de autorisatie uit AFAS daarin doorwerkt. Wat het bouwen van zo’n model kost, staat bij Power BI dashboard laten maken.
En soms is het eerlijke antwoord: nog niets. Onder de dertig medewerkers zijn percentages vooral ruis. Eén vertrek in een bedrijf van vijfentwintig mensen is al vier procentpunt verloop. Daar heb je meer aan een lijst met namen en een vast gesprek dan aan een grafiek die elke maand alle kanten op schiet.
Hoe maak je een HR dashboard?
Zes stappen, en de volgorde doet ertoe:
- Stap 1: kies de besluiten. Twee of drie beslissingen die HR nu te laat of op gevoel neemt, zoals waar je gaat werven of bij welk team je ingrijpt op verzuim.
- Stap 2: kies per besluit twee cijfers. Eén dat terugkijkt en één dat vooruitwijst.
- Stap 3: leg de definities vast. Teller, noemer en uitzonderingen, samen met finance.
- Stap 4: bepaal wie wat ziet. Rollen, de ondergrens voor teampercentages en het gesprek met de OR.
- Stap 5: koppel de bronnen en bouw het model. Het HR-systeem en de salarisadministratie, en waar nodig de urenregistratie of de boekhouding.
- Stap 6: test met de leidinggevenden. Zij zien als eersten dat een cijfer niet klopt met de werkvloer. Hang het dashboard daarna aan een vast overleg, anders opent na een maand niemand het meer.
Stap 4 komt in de meeste trajecten pas aan het eind, als het dashboard al klaar is en iemand vraagt of dit eigenlijk wel mag. Dan bouw je de toegang om een model heen dat daar nooit voor ontworpen is.
Stuurt jullie HR op het verloop van vorig jaar, of op de contracten die volgend kwartaal aflopen? Wil je weten welke personeelscijfers bij jullie op het dashboard horen en wie ze mag zien? Neem contact op, dan lopen we ze samen door.
Veelgestelde vragen
Wat is een HR dashboard?
Een HR dashboard is één scherm dat zichzelf bijwerkt met de personeelscijfers waarop je stuurt, zoals verzuim, verloop, bezetting en loonkosten. De cijfers komen automatisch uit je HR-systeem en salarisadministratie, dus niemand hoeft ze elke maand met de hand samen te stellen.
Welke kpi's horen op een HR dashboard?
Begin met verzuimpercentage, meldingsfrequentie, vrijwillig verloop, bezetting tegen formatie, openstaande vacatures en loonkosten per fte. Zet naast elk terugkijkend cijfer een cijfer dat vooruitwijst, zoals het aantal contracten dat binnen drie maanden afloopt.
Wat is het verschil tussen een HR dashboard en een HR-rapportage?
Een HR-rapportage is een periodiek document met toelichting, om verantwoording af te leggen aan bijvoorbeeld de directie of de ondernemingsraad. Een HR dashboard is er om bij te sturen: het ververst zichzelf en laat zien waar je nu moet ingrijpen. Je hebt ze allebei nodig.
Mag de reden van verzuim op een HR dashboard staan?
Nee. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens mag een werkgever de aard en oorzaak van een ziekte niet vastleggen, ook niet als de medewerker het zelf vertelt of er toestemming voor geeft. De verwachte duur van het verzuim en of het om een arbeidsongeval gaat, mag je wel registreren.
Vanaf hoeveel medewerkers is een HR dashboard zinvol?
Onder de dertig medewerkers bewegen percentages vooral door toeval: één vertrek in een bedrijf van vijfentwintig mensen is al vier procentpunt verloop. Daar volstaat een lijst in je HR-software. Een dashboard gaat iets toevoegen zodra je meerdere afdelingen hebt, elk met een eigen leidinggevende.
Heb je Power BI nodig voor een HR dashboard?
Niet zolang je vragen binnen de personeelsdata blijven, want dan volstaat de rapportagemodule van je HR-pakket. Power BI wordt interessant als je personeelscijfers wilt combineren met andere bronnen, zoals loonkosten tegen omzet of bezetting tegen geplande uren.
Hoe vaak moet een HR dashboard verversen?
Eén keer per dag is voor bijna elk personeelscijfer genoeg. Verzuim en verloop bespreek je per maand of per kwartaal, en je vergelijkt ze met dezelfde periode een jaar eerder, want in de winter wordt meer verzuimd dan in de zomer.
